Gå til hovedinnhold

Etablere utdanningstilbud

info
  • 🟡 Under utvikling: Den standardiserte prosessen er validert i samarbeid med sektoren, og er nå under utvikling. Merk: Dette kan også bety at en MVP-versjon er under utvikling der ikke alle prosesstegene er inkludert.

Læresteder tilbyr utdanning. Hvert lærested har en portefølje av utdanningstilbud de tilbyr søkere og studenter. Denne porteføljen blir kontinuerlig revidert etter behov. Noen ganger vil lærestedet ønske å etablere nye utdanningstilbud, for eksempel et nytt masterprogram. Denne prosessen beskriver hvordan etablering av nye utdanningstilbud foregår.

Prosessmål​

Hensikten med denne prosessen er å kunne etablere nye utdanningstilbud på en måte som gjør at arbeidet er dokumentert, at all relevant data blir laget og at det blir tilrettelagt for søking og opptak til det nye tilbudet.

I tillegg til at informasjon om hvilke utdanninger læresteder tilbyr kan publiseres og deles med ulike nettsteder (typisk lærestedets egen studiekatalog på nettet, utdanning.no, hos lånekassen)

BPMN-modell​

Etablere utdanningstilbud​

merknad

BPMN-modellen for denne prosessen er under oppdatering og vil bli publisert når den er ferdig validert.

Beskrivelse​

Prosessen gjelder alle typer nye utdanningstilbud. Det vil være ulikheter i kompleksitet, enten det gjelder størrelse på utdanningstillbudet eller lærestedet. Det er enklere å sette i gang en 30 studiepoengs videreutdanning enn et nytt masterprogram. Følgelig vil noen av trinnene i prosessen være mindre krevende og raskere å gjennomføre for visse utdanningstilbud.

Felles for alle er at prosessen typisk starter med en bestilling til et fagmiljø, eller at et behov eller en ide til et utdanningstilbud oppstår i fagmiljøet.

Det er som regel saksbehandlere knyttet til studieadministrasjonen som følger opp behandlingen av nye utdanningstilbud. De kan grovt sett deles inn i et utførende nivå (praktisk saksbehandling) og godkjenningsnivå (høyere saksbehandling som legger til rette for beslutninger).

Utarbeide forslag​

Fagmiljøet utarbeider et forslag med beskrivelse av utdanningstilbudet. Denne må inneholde unik id, navn, informasjon om hvem tilbudet er til for (studienivå og fag - se NUS), læringsutbytte…

Informasjon om utdanningen blir sammenstilt (med eller uten dokumentvedlegg) og utgjør grunnlaget for den videre behandlingen av forslaget.

Begrunne forslaget​

Utdanningstilbudet må begrunnes med hensyn til strategiske og fagpolitiske hensyn, samt redegjørelse for ressurser og kapasitet, slik at beslutningsnivået har tilstrekkelig grunnlag for å fatte en beslutning av om tilbudet skal kunne gis.

Merk at dersom utdanningstilbudet skal gis av en ekstern partner (praksis, utveksling), for en ekstern partner (oppdrag) eller i samarbeid med en ekstern partner (fellesprogram, fellesgrad eller fellesemne), så må det finnes en form for avtale som grunnlag til saksbehandlingen. Se [inngå avtale om utdanning]

Vurdere forslaget​

Forslag med begrunnelse vurderes mht om det er godt nok til å foreta en beslutning. Dette kan gjentas i flere runder. Forslag kan forkastes allerede her. Da blir ikke utdanningstilbudet opprettet, og prosessen er da ferdig for dette forslaget.

Be om beslutning​

Når forslaget er vurdert til godt nok, så ber utførende fagmiljø om en beslutning om å opprette utdanningstilbudet. Søknaden skal arkiveres.

Beslutte​

Beslutning fattes av aktuelt organ. Dette kan gjentas og skje på ulike nivåer avhengig av utdanningstilbudet og lærestedets status.

Selvakkrediterende læresteder fatter beslutning selv, mens for andre kan det være NOKUT som er endelig beslutningsnivå. Emner og kurs kan i større grad besluttes på lavere nivå i organisasjonen enn programmer på 60 studiepoeng eller mer.

Beslutninger skal arkiveres.

Videreformidle beslutning​

Beslutningen skal videreformidles til aktuelle ledd i organisasjonen, slik at de kan iverksette det nye utdanningstilbudet. Det gjelder blant annet enheten (fakultetet, instituttet …), opptaksansvarlig og kommunikasjon.

Opprette utdanning​

Dokumentet som følger forslaget skal i teorien inneholde detaljert program-, eller emnebeskrivelser. Dersom det er flere detaljer om utdanningstilbudet som må på plass, må det gjøres i dette trinnet. Nå skal tilbudet nemlig opprettes, det vil si at beskrivelsen av tilbudet må være fullstendig i tillegg til at datagrunnlaget må være klar til å publiseres og deles med andre systemer.

Når utdanningen er opprettet lagres utdanningen i utdanningsregisteret.

Legg inn manglende data​

I noen tilfeller vil det være behov for å justere informasjonen eller legge til mer metadata om utdanningstilbudet før det er komplett og kan publiseres. Dette er gjerne en brukeroppgave, og for avvikshåndtering å regne etter forrige trinn.

Når utdanningen har tilstrekkelig med data til å kunne tilbys, opprettes den som utdanningstilbud, og dermed som utdanningsinstans i utdanningsregisteret.

Tilgjengeliggjør utdanningstilbud​

Det nye utdanningstilbudet er publisert, overført til utdanningsregisteret med unik ID og opprettet som utdanningstilbud slik at det kan søkes på i kommende opptak og fylles med studenter.

Prosessen er da avsluttet.

Avvikshåndtering​

  • Trekke etablerte utdanningstilbud fra markedet
  • Endre på etablerte utdanningstilbud i markedet

Kjente problemer i dagens prosess​

  • lite sammenheng mellom operative verktøy og saksbehandlingsverktøy for godkjennerlinjen og vedtaksfasen, manuelle reregistreringer
  • manglende gjenbruk av data i kvalitetssikringsfasen for operativt nivå

Merknad​

Relaterte prosesser​

  • inngå avtale om utdanningstilbud
  • forberede opptak

API-dokumentasjon​

  • ingen tilgjengelig dokumentasjon ennå