Vedlikehold av studieretter
- 🟡 Under utvikling: Den standardiserte prosessen er validert i samarbeid med sektoren, og er nå under utvikling. Merk: Dette kan også bety at en MVP-versjon er under utvikling der ikke alle prosesstegene er inkludert.
Prosessen omfatter de kravene og handlingene som skal til for at en student regnes som aktiv student på en utdanning.
Etter at en student har fått tildelt studierett, er denne i utgangspunktet aktiv så lenge utdanningen varer. Noe vedlikehold vil likevel være nødvendig, det kan være formelle og faglige krav som må innfris for at studenten fortsatt skal telles som aktiv. Det kan også oppstå midlertidige avbrudd i studiet, som permisjoner, eller studieretten kan avsluttes både før og etter normert varighet av en rekke ulike årsaker, enten initiert av studenten selv eller av studieadministrasjon.
Prosessmål
Målet for prosessen er å sikre at studentsystemene dekker de formelle kravene og nødvendige funksjonene for at en student skal kunne gjennomføre studiet sitt fram til studieretten av ulike årsaker avsluttes. Det er et eget mål at studenten er så selvbetjent som mulig og at administrasjon rundt vedlikehold av studieretter reduseres til et minimum.
Hva er studierett?
Før vi beskriver selve prosessmodellen, må vi definere hva som ligger i begrepet studierett.
Med studierett mener vi en persons rettighet til å delta på et utdanningstilbud. Grunnlag for studieretten er opptak til utdanningen, enten det er snakk om lang- og kortvarige studieprogram, emner, kurs eller utvekslingsavtaler, for å nevne noen. Studieretten er tidsbegrenset med en fra- og til-dato som gjerne tilsvarer utdanningstilbudets normerte varighet. Tidsperioden kan forlenges i henhold til lovfestede rettigheter, lokale forskrifter eller individuell saksbehandling.
Tilstøtende prosesser
Det finnes følgende subprosesser (ikke beskrevet i dette dokumentet):
- Behandle midlertidig studieavbrudd
- Avslutting av studierett
Prosessvisualisering BPMN-modell
Beskrivelse av prosessen
Hovedaktørene i prosessen er student og studieadministrasjon. I prosessen legger vi vekt på at støttesystemene skal håndtere datainnhenting og oppgaveløsning på en måte som sparer både student og administrasjon for tid og arbeid, med vekt på selvbetjening og automatisering.
Tildelt studierett
Prosessen forutsetter at studierett allerede er tildelt via opptaksrutinene.
Krever studiet attester?
Mange utdanninger krever ulike attester for at studenten skal kunne starte på studiet eller delta på obligatoriske aktiviteter. Det vanligste eksemplet er politiattest som kreves for en rekke profesjonsrettede utdanninger. Visse helsefaglige utdanninger krever også ulike helseerklæringer eller vasksineattester for at studenten skal kunne gjennomføre praksis.
Dette er gjerne data som studenten leverer fra seg én gang i løpet av studiet.
Hvis utdanningen ikke krever attester, går studenten videre i prosessen.
Levere attest
Hvis utdanningen krever dette, må studenten levere den aktuelle attesten. Dette gjøres i et brukergrensesnitt og det finnes koblinger til for eksempel politiets bestillingstjeneste for politiattest. Når studenten har bestilt og lastet opp attest, sendes denne til det studieadministrative systemet som oppdaterer nødvendige data.
Er det aktuelt med midlertidig avbrudd i studiet?
Denne aktiviteten gjelder kun studenter som av ulike årsaker må ta et midlertidig avbrudd i studiet. Dette kan være noe studenten selv søker om eller det kan være snakk om et tvungent avbrudd som er initiert av faglig ansvarlige eller studieadministrasjon.
Studenten kan søke om midlertidig avbrudd i studiet allerede etter opptak, ved å søke om utsatt opptak eller studiestart.
Den vanligste formen for midlertidig studieavbrudd er permisjon. Studenten kan be om permisjon fra studiet, og godkjente kriterier for permisjon er som regel nedfelt i forskrifter. Studenten kan også bli tvunget i permisjon dersom faglige krav i studiet ikke er oppfylt. Et annet eksempel på tvungent avbrudd er når en student blir midlertidig utestengt på grunn av fusk.
Behandling av midlertidig studieavbrudd beskrives i egen subprosess.
Det vanligste utfallet av en slik prosess er at det innvilges/vedtas midlertidig studieavbrudd.
Skal studenten slutte eller skal studieretten avsluttes?
Det er flere måter en student kan avslutte studieretten på. Studenten kan slutte på studiet eller fullføre utdanningen, men kan også få inndratt studieretten på grunn av faglige, administrative eller formelle forhold. Det gjelder f.eks. manglende betaling av avgifter, manglende progresjon eller at faglige krav ikke er oppfylt.
Avslutting av studierett er en subprosess. Den blir beskrevet i eget dokument.
Når studieretten blir avsluttet, er ikke studenten lenger som aktiv student å regne, og oppdaterte data blir sendt til relevante systemer, både internt og eksternt.
Må student søke utvidet studierett?
Denne aktiviteten er kun aktuell for studenter som har studert så lenge at studieretten er i ferd med å utløpe uten at de har fullført studiet.
Mange læresteder har forskriftsfestet rett til ett års utvidelse av studieretten, denne bør de kunne iverksette enkelt gjennom studentbrukergrensesnittet uten at det krever manuell saksbehandling.
Andre typer utvidelse av studieretten utover det forskriften eventuelt tillater, vil som regel kreve grader av manuell saksbehandling. Studenten må søke spesifikt om denne type utvidelse.
Søknaden behandles i fag-/sakssystem. Enten vil studieretten bli utvidet eller så skjer det ingen endring i studieretten. I det siste tilfellet vil studieretten utløpe når gjeldende sluttdato inntreffer.
Permisjoner medfører som regel en automatisk utvidelse av studieretten tilsvarende permisjonens varighet uten at det er behov for en ekstra søknad.
Krever studiet betaling av ulike avgifter?
Det er vanlig å ha ulike avgifter knyttet til studiet. Den vanligste er semesteravgiften, som er lovpålagt og som dermed gjelder de aller fleste studenter i Norge. Semesteravgiften går uavkortet til studentsamskipnadene, men det er oftest lærestedene som innkrever disse. I tillegg kan det finnes andre avgifter, som studieavgift for utenlandske studenter (utenfor EU/EØS), kursavgift, eksamensavgift, kopiavgift osv.
Det finnes studier hvor det ikke kreves avgifter av studentene, også studier hvor studentene selv får betalt utdanning, og disse går videre i prosessen.
Betale avgifter knyttet til studiet
Håndtering av betaling beskrives i en egen prosessmodell. Det er gjerne mye administrasjon rundt dette, og framtidens betalingsløsning ligger nok utenfor det studieadministrative systemet, men med tilknytning til studentbrukerflaten.
Studenten betaler uansett de påkrevde avgiftene. Data om gjennomført betaling sendes til det studieadministrative systemet, betalingsdata blir oppdatert.
Melde til emne
En sentral handling gjennom studiet er å melde seg til emner. Dette er emner det skal gjennomføres undervisning og/eller eksamen i. Reglene for oppmelding vil variere fra utdanning til utdanning, noen studier har mer fastsatte løp mens andre tilbyr friere sammensetning av emner.
Det er studieoppbygginger (tidligere emnekombinasjoner) som dikterer reglene for lovlige kombinasjoner av veivalg, emner og andre elementer. Det kan ligge krav om antall studiepoeng innenfor ulike grupper av studieoppbyggningene, f.eks. at obligatoriske eller valgfrie emner utgjør et visst antall studiepoeng hver.
Studenten velger emner innenfor regelverket som studieoppbyggingene setter, og summen av krav + valgte emner utgjør en utdanningsplan. Dette er en lovfestet “kontrakt” mellom student og lærested om hvilke emner studenten skal gjennomføre i løpet av studiet.
Utdanningsplanen kan revideres fortløpende under studiet i henhold til gitte krav.
Utdanningsplanen kan også være et redskap for å hjelpe studentene - for noen vil det være tilstrekkelig å bekrefte en foreslått plan for å bli oppmeldt til semesterets emner, mens for andre vil de måtte aktivt finne og melde seg til aktuelle emner.
I forbindelse med emneoppmelding kan det hende studenten må søke/velge undervisningsaktiviteter og/eller vurderingsenheter.
Må studenten lese og bekrefte regelverk?
Et hvert lærested har gjerne ulike forskrifter og regler som studenten bør sette seg inn i. Det kan legges inn krav om at studenten bekrefter å ha lest og forstått regelverket. Det er tilstrekkelig at studenten bekrefter en type informasjon én gang i løpet av studiet. Unntaket er dersom det skjer endringer i forskriften eller regelverket, da bør studenten få beskjed om å lese informasjonen på nytt, evt også bekrefte denne.
Studenter som ikke trenger å lese/bekrefte regelverk, hopper over denne delen av prosessen.
Endringer registrert
Når studenten har meldt seg til emner, flyttet eller byttet emner, bekreftet emnevalg eller regelverk, blir endringene registrert i det studieadministrative systemet.
I tillegg kontrolleres endringene mot studieoppbygningene (emnekombinasjoner) og utdanningsplanen blir oppdatert.
Ingen av disse kontrollene skal trenge aktiv saksbehandling. Systemet skal håndtere det automatisk.
Godkjenne oppdatert utdanningsplan
Utdanningsplanen er som nevnt en lovfestet “kontrakt” mellom student og lærested om hvilke emner studenten skal gjennomføre i løpet av studiet.
Planen kan være helt komplett fra første studiedag, dvs. inneholde veivalg og emner tilsvarende 180 studiepoeng i en bachelor, noe som er vanligere for utdanninger med fastsatt løp. Den kan også være helt blank, dvs at studenten må foreta veivalg og velge emner som skal inngå i utdanningsplanen helt fra starten av. Felles er likevel at utdanningsplanen skal være tilgjengelig for studenten til enhver tid gjennom studieløpet. Og det skal være mulig å fortløpende revidere innholdet i henhold til fastsatte krav og regler.
I den nye prosessen er ikke utdanningsplanen tenkt som selve arbeidsverktøyet for studenten, som i dagens Studentweb, men som sluttproduktet. Den skal gi oversikt over og informasjon om studiets oppbygging og progresjon og hvordan studenten ligger an med kravene i utdanningsplanen.
Men der studenten gjør en endring som påvirker innholdet i utdanningsplanen, f.eks. endrer veivalg, legger til et nytt emne, sletter et emne eller flytter tidspunkt for gjennomføring av emnet, bør studenten både se den oppdaterte utdanningsplanen og godkjenne endringen. Dette fordi endringer i utdanningsplanen kan påvirke gjennomføringen av studiet.
Studentstatus blir oppdatert
Når studenten først har fått tildelt studierett på en utdanning, er denne i utgangspunktet aktiv til den utløper.
Dette innebærer at den tradisjonelle semesterregistreringen, med egen sekvens i begynnelsen av hvert semester, ikke vurderes som viktig for at en student skal regnes som aktiv. Det betyr ikke at alle oppgavene i den gamle sem.reg-sekvensen utgår, som kontroll av kontaktopplysninger og bekreftelse av regelverk, men at dette er selvstendige oppgaver ikke nødvendigvis knyttet til semester- eller studiestart.
I tillegg vil det som regel være ulike krav i utdanningen, som betaling av påkrevde avgifter, progresjon eller deltakelse på emner, som studenten må etterleve for å fortsatt være aktiv på studiet. Nye veivalg eller oppmelding til nye emner vil for eksempel føre til krav om godkjenning av oppdatert utdanningsplan. Det er nok av kontrollmekanismer som kan brukes for å “luke ut” studenter som ikke deltar aktivt på studiet.
Studentstatusen blir oppdatert når det oppstår reelle endringer, for eksempel ved at studierett inndras på grunn av manglende handlinger.
Formålet er både å forenkle og effektiviserte behandlingen av studieretter og legge til rette for større grad av selvbetjening og automatisering.
Oppdatert studentstatus deles med eksterne aktører som Lånekassa.
Relaterte prosesser
Tilgjengelig API-støtte
API er ikke designet for denne prosessen ennå.