Gå til hovedinnhold

Ph.d.-opptak med ansettelse i stipendiatstilling

info
  • ❌ Utvikling ikke påbegynt: Prosessen er validert i samarbeid med sektoren, men utvikling/implementasjon er ikke påbegynt.

Ph.d.-opptak følger stort sett samme prosess som å behandle søknader til øvrige studienivåer når det kommer til vurdering av om søker er kvalifisert for å få opptak til utdanningstilbudet. Det som er særegent med ph.d. er at brorparten av søkerne også er igjennom en ansettelsesprosess. Prosessen som beskrives på denne siden gjelder søkere som søker om ansettelse i stipendiatstilling. Dette opptaket gjennomføres:

  • med søknadsfrist som finnes i utlysningsteksten for stillingen
  • med individuell opptaksvurdering av tilsettingskomite som gjør den faglig kvalifiseringen og rangeringen

Se også ph.d.-opptak med ekstern finansiering

Prosessmål​

Hensikten med denne prosessen er å tildele de rette, kvalifiserte søkerne stipendiatstilling og plass på ph.d.-program ved samme lærested.

BPMN-modell​

Modell A - Integrert opptak og ansettelse​

Antatt foretrukket modell etter workshop med sektorrepresentanter

merknad

BPMN-modell for Modell A er under utvikling og vil bli lagt til senere.

Modell B - Tildeling av studierett etter ansettelsesprosess​

Loading BPMN diagram...
💡 Mouse wheel to zoom, drag to pan, click elements to highlight

Beskrivelse​

Når noen søker på en stipendiatstilling, så kan vi håndtere dette på to ulike måter:

  • Modell A beskriver en prosess som kan gjenbrukes av ulike jobbportaler og som er integrert med ansettelsesprosessen. eller:
  • Modell B beskriver en prosess hvor ansettelsen skje helt eksternt og bare tildele studierett når vi mottar melding om det fra ansettelsesprosessen.

Den første prosessen er antatt foretrukket prosess, mens prosess nummer to er den prosessen som ligner mest på det de fleste har i dag.

Modell A - integrert opptak og ansettelse​

Fordeler: vi får harmonert krav i opptak og ansettelse, vi får tall på hvor mange som søker ph.d. totalt sett.

Det er for så vidt også mulig at jobbportalen feks kun bruker vår kvalifiseringstjeneste for å screene søkere og at vi ikke gjør mer, før vi vet hvem som skal ha studierett.

Søknad leveres i jobbportal​

Vi mottar søknad​

Kvalilfisere søknad​

Vi forteller søker i jobbportalen om søknaden møter grunnleggende krav for å kunne få opptak til ph.d.-program.

Kvalifiserte søknader sendes til ansettelsesprosess​

Ansettelsesprosessen løper utenfor vårt system som en form for individuell opptaksvurdering.

Motta resultat fra ansettelsesprosessen​

Når ansettelsesprosessen er ferdig og det foreligger et resultat, så trenger vi det tilbake i opptaksprosessen for å kunne sluttføre. Søkere med rangering i ansettelsen får tildelt dette som rangeringsnummer, øvrige regnes som ikke kvalifiserte.

Ansettelseskomiteen må begrunne sin beslutning, slik at dette kan videreformidles til søkere.

Tildele plass​

Søkere tildeles plass på bakgrunn av informasjon fra ansettelsesprosessen.

Sende svar på søknad​

Søkere får svar via jobbportalen. Svar kan være tilbud, venteliste eller avslag

Motta svar på tilbud​

Søkere som når opp i konkurransen og får tilbud, kan måtte svare på dette avhengig av innstillinger i opptaket.

Dersom noen takker ja til å stå på venteliste, så kan de få tilbud deresom en eller flere foran dem i rangeringen takker nei.

Tildele studierett​

Søkere som aksepterer tilbud, eller får tilbud om plass uten å måtte gi svar, får tildelt studierett.

Modell B - tildele studierett etter ansettelsesprosess​

I denne modellen skjer ansettelsen helt eksternt fra opptaket. Alt vi gjør er i så fall å opprette studierett til den eller de som skal ha det, etter melding fra jobbportal eller andre HR-systemer.

Ulempen med denne modellen er at vi fortsatt ikke vil ha tall for hvor mange som søker ph.d. totalt sett, det er antatt høyere risiko for at søkere som ikke er kvalifisert for programmet får tilbud om stilling. Fordelen med modellen er at den er antatt enklere.

Avvikshåndtering​

Tekstlig beskrivelser av former for avvikshåndtering vi må legge opp til for at avvikssaker skal kunne løses (særlig med tanke på inngripen i automatiserte prosesser for ansatte)

Kjente problemer i dagens prosess​

  • Ulike krav til dokumentasjon og kvalifisering i hhv. ansettelsesprosess og opptaksprosess.
  • Søkere kan risikere å bli tilbudt stilling, men ikke kvalifisere for utdanningen.
  • ID og tilgangs-problematikk:
    • Søkere som får stipendiatstilling og opptak på ph.d.-program og ikke har norsk ID får svært ofte en ID som student og en som ansatt som følge av dobbel saksbehandling hos HR og studieadministrasjon. Det oppdages på ett eller annet tidspunkt når stipendiater oppgir “feil” brukernavn.

Se felles problemer for ph.d.-opptak under ph.d.-opptak med ekstern finansiering

Merknad​

Relaterte prosesser​

API-dokumentasjon​

  • lenke til API-dokumentasjon